Slik går vi frem for å skape et vellykket arrangement
Norges Eventer har mange års erfaring med å planlegge og skape arrangementer fra a til å. Thomas Øgård avslører de mest grunnleggende tipsene som garanterer deg et vellykket event.
Prosjektledelse
Vi skal beskrive noen generelle kjennetegn, for å skape et vellykket arrangement fra A til Å.
Planlegging
Det kommer an på størrelsen av et arrangement, men hvert prosjekt vil normalt bestå av et prosjektteam som har en prosjektleder, prosjektkoordinator og produsent. I tillegg knyttes underleverandører og andre ressurspersoner til prosjektet etter behov.
Prosjektdeltakerne rapporterer til prosjektleder, som igjen har rapporteringsansvar overfor en oppdragsgiver eller nærmeste leder. Jeg vil ha til enhver tid full kontroll over prosjektets fremdrift og innhold og har løpende dialog med prosjektansvarlig(e).
Teamet skal hele tiden ha en tett dialog med underleverandører og andre samarbeidspartnere, som tekniske leverandører, konferansearena, artister, foredragsholdere, designere m.fl.
Rolle- og ansvarsfordeling
Det er viktig at man ved oppstart av prosjektet blir enige om en rolle- og ansvarsfordeling og at man underveis i prosessen er tydelige på hvem som har ansvaret for hvilke oppgaver. Dette er også en form for forventningsavklaring, slik at man helt fra starten av har lik oppfatning av prosjektets innhold og ansvarsområder.
Prosjektplaner
Vi ville tatt ansvar for koordinering og utvikling av følgende prosjektplaner:
- Fremdriftsplaner med roller/ ansvar
- Prod planer
- Budsjetter
- Kjøreplaner
- Kontaktlister
- Referater
Disse planene gjør at man har fullstendig kontroll og oversikt underveis frem til selve arrangementet. Dette er også et «levende» verktøy som man oppdaterer og endres underveis i prosessen. Det er derfor nødvendig med referater fra møter, samtaler og møtepunkter.
Hvordan ville vi gått frem?
Her skisserer vi i grove trekk hvordan jeg ville gjennomført et event fra a til å. Vi har innledningsvis satt opp 3 erfaringsbaserte tips og til slutt skrevet i stikkordsform hvilken rekkefølge vi ville gjennomført oppgavene.
Starte planleggingen nå
Vi vil starte planleggingen så tidlig så mulig. Tommelfingerregelen er å starte minimum seks måneder til ett år i forveien. Med mindre og gjentagende events, kan man ha kortere frister og det er lettere å ta ting på «sparket» uten at det går ut over kvaliteten.
Type event
Finn et tilpasset tema og husk den røde tråden. Det er viktig å velge relevant innhold ut i fra hvem vår målgruppe er. Men bør tenke på at eventet skal skape verdi for deltakere, sponsorer, samarbeidspartnere og andre interessenter.
Man kan måle resultater i alle typer arrangementer. Du bør stille deg spørsmålet, hva er hensikten og hva ønsker vi å oppnå ved eventet?
Deretter ville vi gått i gang med ideutvikling og beskrevet konseptet.
Finn dato
I startfasen vil vi satt av to aktuelle datoer. Da har vi også muligheter til å booke på de stedene man ønsker hvis man er ute i god tid. I tillegg er det lurt å finne steder som har lite belegg i de aktuelle perioder, da kan man forhandle seg til enda bedre priser.
Oppgavene i planleggingen
Her har er det satt opp noen stikkord av oppgaver vi normalt ville gjort.
- Idéutvikling og planlegging
- Budsjettering
- Faglig innhold og underholdning
- Lokaler og servering (Les om «slik finner du det perfekte lokalet«)
- Invitasjoner, websider og påmeldingssystem
- Hotell- og reisebooking
- Teknikk
- Dekor- og scenografiproduksjon
- AV-presentasjoner og video- og tv-produksjon
- Trykksaker
- Web-TV løsninger, internettstreaming
- Andre former for overføring av arrangementene
- Budsjettoppfølging
- Gjennomføring
- Evaluering/sluttrapport
Evaluering
Rett etter gjennomføring har vi en felles «debrief» sammen, slik at vi får med de umiddelbare reaksjonene. Deretter har man et evalueringsmøte og ser på alle sider av planlegging. I tillegg til konseptutvikling, prosjektteam, medarbeidere, gjennomføring og deltakernes/publikums reaksjoner.
Konklusjon
Beskrivelsen om hvordan vi ville gått frem her, er basert på erfaring fra litt større eventer. Det er også et spørsmål om ressurser og økonomi. Når det gjelder beskrivelsen av planleggingsmetodikk, så fungerer dette av erfaring svært godt.
Her kan du se et vellykket arrangement vi produserte. Hensikten var knytte til seg nye kunder og leverandører, i tillegg til å pleie eksisterende partnere.
Hvorfor bruke et eventbyrå
Skal du arrangere for eksempel bursdag, utdrikningslag, firmafest eller en fagdag på jobben? Da bør du vurdere å hyre inn et eventbyrå.
Thomas Øgård i Norges Eventer skal gi deg noen konkrete eksempler på hvorfor det vil lønne seg, om du er privatperson eller bedrift.
Økonomi
Et eventbyrå med erfaring har som regel gode avtaler med sine leverandører. Norges Eventer bruker et oversiktlig budsjett og sørger for at du slipper uforutsette utgifter. Dermed kan du være trygg på at man holder seg innenfor budsjettet.
Du sparer tid
Det lønner seg alltid å være tidlig ute med å finne et par aktuelle datoer til ditt arrangement. Da vil eventbyrået igangsette planleggingen og vil få større sannsynlighet til å booke de beste lokalene til gode priser, den beste beliggenhet for dine gjester og mange andre viktige suksessfaktorer.
Ekstra tips: Noen ganger finner vi lokaler som i perioder har mindre belegg og dermed klarer man å presse prisene ytterligere ned.
Kreativitet
Et veldrevet eventbyrå er som regel kreative og kan lage alternative løsninger som gjør at man kan få finansiert eller dekket deler av ditt arrangement. Det kan være for eksempel sponsorer eller gode avtaler med leverandørene. Noen ganger kan vi selv utføre enkelte oppgaver gratis eller inkludert i prisen som normalt ville kostet mer penger.
Riktig fokus for deg
Len deg tilbake
Kunden vil alltid være med i prosessen av planleggingen, det er som regel den morsomme og kreative delen. Men når det kommer til gjennomføring kan du lene deg tilbake og fokusere på innholdet av arrangementet.
Reduser stress
Tro det eller ei, eventbransjen er en av de mest stressede yrker i verden. Det er alltid gøy i starten med idé og planlegging, men når dagen nærmer seg og gjestene er på tur, øker pulsen. Man må kunne takle å ha mange tanker i hodet og samtidig kunne håndtere flere utfordringer før og under arrangementet. Hvis du bruker et eventbyrå vil du slippe alt av stress og heller fokusere på det som er gøy.
Kjøreplan
Ingen events er verken for store eller for små. Det er like mye jobb med en bursdag som det er med et kick-off. Skal man lage et arrangement med suksess, handler det om å ha kontroll. Vi lager alltid en kjøreplan for å ha full oversikt på hva som skal skje til en hver tid. Det handler om å levere et produkt som skal betrygge kunden slik at du skal kunne slippe taket og lene deg tilbake.
Fokuser på dine gjester
Nå som du forhåpentlig er overbevist om å bruke et eventbyrå, kan du bruke all din tid på å fokusere på gjestene du har invitert. Du kan nyte arrangementet og være trygg på at dette blir en opplevelse og minne for livet.
Jeg deler også mine tips på hvordan man lager et vellykket event. Les artikkel her.
Hvordan få merverdi av din foredragsholder
Hvordan få merverdi av din foredragsholder
Skal du arrangere et kurs eller workshop og hyre inn en foredragsholder?
Her skal vi gi deg noen eksempler som sørger for at din foredragsholder blir en viktigere nøkkelperson for markedsføringen av ditt neste event. Med andre ord, her skal du «få både i pose og sekk».
Husk at du har betalt penger, og du ønsker naturligvis ROI
De dyktigste foredragsholdere er ofte oppdatert på blogger og sosiale medier. I tillegg er de ofte flinke til å engasjere, underholde og spre budskapet på en god måte. Dette bør du utnytte fullt ut.
Involver din foredragsholder i større grad
Finn ut av hva din foredragsholder gjør av markedsføring. Husk at denne personen kan både påvirke og skape stor oppmerksomhet rundt din virksomhet.
Sett krav, før under og etter arrangementet
Her er noen eksempler og tidligere erfaringer på hva som kan gjøres.
Før:
Sørg for at din foredragsholder legger ut eventet via sine kanaler. Du kan også be vedkommende om å legge ut en enkel videoinvitasjon. Se eksempel her av foredragsholder Thomas Moen (tidligere merkevaresjef i fanbooster), som i dag er CEO for United Influencers. Etter at videoen ble sendt ut, fikk vi en del nye påmeldinger.
Du kan også på forhånd be vedkommende om å lage noen aktuelle spørsmål som sendes til dine deltakere. Dette skaper engasjement.
Hvordan vet du at man har hyret inn riktig foredragsholder? Her kan du lese hvilken tegn du bør se etter, les her.
Under:
Mens eventet pågår, så be gjerne om for eksempel å legge ut aktuelle statuser, sende tweets, snapchats og lignende til sine følgere.
Etter:
Mange foredragsholdere skriver blogg, så da er det ikke noe i veien for at du kan du be de om å skrive noe om eventet. Dette kan du bruke videre, for å skape mer oppmerksomhet.
Følg opp: Etter arrangementet kan du følge opp med deltakerne ved å sende ut oppsummeringer, lenker til opptak av foredraget (hvis tilgjengelig), eller invitere til videre diskusjoner eller arrangementer relatert til temaet.
Konklusjon
Ved å benytte seg av disse eksemplene, vil du kunne få utbytte av selve foredraget og god markedsføring med på kjøpet. En dyktig foredragsholder vet hvordan de kan gjennomføre dine krav. Dette kan bidra til at du når ut til flere kunder, og du kan få økt markedsføringsverdi.
[ABTM id=220]
