Det perfekte eventlokalet, med sjekkliste
Det er mange beslutninger og hensyn man må ta når man planlegger et event. En av de viktigste suksessfaktorene er å finne riktig eventlokalet. Det er lett å forelske seg i bilder på nett, men det er i praksis – i logistikk, akustikk, luft og flyt – at du avgjør om lokalet vil levere. Derfor har jeg samlet en sjekkliste du kan bruke. Den hjelper deg å se forbi wow-effekten og vurdere det som betyr noe på selve dagen.
Før man starter jakten med å finne selskapslokaler, er det lurt å finne ut av tre ting:
- Oversikt på budsjettet
- Hvilken type event dere skal arrangere
- Antall forventede deltakere
Når du har funnet ut disse tre faktorene, da kan du begynne å søke etter lokaler.
Vi har opplevd at selskapslokaler har blitt lagt ned eller andre uforutsette hendelser. Som plan B bør du ha et annet lokale i bakhånd.
Å finne et sted med god beliggenhet er viktig da dine deltakere ønsker å komme seg lettvint til ditt event. Det er fint å legge ved en veibeskrivelsen på invitasjonen.
Du kan finne unike steder du ikke var klar over og gjøre en god handel ved å bruke eksperter eller portaler som spesialiserer seg på events og lokaler.
Av erfaring vet vi at de mest populære stedene alltid blir fullbooket i god tid. Vi anbefaler derfor alltid å booke et sted minst seks måneder i forveien.
Hvis du er fleksibel på dato kan det være lettere å forhandle seg frem til bedre priser slik at du heller kan bruke mer penger på for eksempel underholdning, mat og drikke. Dette gjør du ved å velge perioder der de aktuelle stedene har lite belegg.
Tilgjengelighet og reisevei
Husk at det er essensielt å velge riktig eventlokalet for å sikre at arrangementet blir en suksess.
- Er lokalet lett tilgjengelig med bil, kollektivtransport og taxi?
- Er beliggenheten sentral nok for deltakerne?
- Hvordan er mulighetene for deltakere som kommer langveisfra eller internasjonalt?
Kapasitet og romløsning
- Er maksimal kapasitet tilstrekkelig?
- Er rominndelingen hensiktsmessig for aktivitetene du planlegger?
- Kan rom og soner tilpasses (f.eks. med flyttbare vegger)?
- Kan lokalet utvides – for eksempel med telt eller tilbygg?
- Unngå lokaler som er for store; bruk eventuelt skjermer eller gardiner for å gjøre rommet mer intimt.
Møterom og gruppearbeid
- Finnes det nok separate rom til parallellsesjoner og workshops?
Parkering
- Er det nok parkeringsplasser?
- Kan du eventuelt arrangere shuttlebuss?
Universell utforming
- Er lokalet tilgjengelig for personer med nedsatt funksjonsevne?
- Finnes det HC-toalett, heis og trappefrie innganger?
Toaletter
- Er det nok toaletter? (Regel: minst 1 toalett per 75 gjester.)
Garderobe
- Finnes det garderobe?
- Hvis ikke – kan et rom midlertidig gjøres om?
Kjøkken og servering
- Har lokalet egne cateringfasiliteter?
- Må du bruke lokale samarbeidspartnere, eller kan du ta med egne leverandører?
- Koster det ekstra å bruke andre leverandører?
Møbler og utstyr
- Har lokalet bord, stoler og annet grunnutstyr du kan bruke?
- Må noe leies eksternt?
Teknisk utstyr
- Har lokalet eget AV-utstyr og lydanlegg?
- Hvordan er akustikken?
- Kan rommet mørklegges om nødvendig?
- Er det tilstrekkelig strøm – eller trengs ekstra aggregat?
Priser og inkludert utstyr
- Er bruk av vann, strøm, varme og andre fasiliteter inkludert i prisen?
Lys og sikkerhet
- Er det tilstrekkelig belysning ute og inne?
- Er parkeringen godt opplyst og trygg?
Scene og dansegulv
- Finnes det scene, eller må dette bygges?
- Er det plass til dansegulv?
Backstage og personalrom
- Har lokalet garderober og rom til artister og stab?
Regler og tidsbegrensninger
- Er det begrensninger på lydnivå eller stengetider?
- Kan du søke om dispensasjon?
Ventilasjon, oppvarming og kjøling
- Er ventilasjonen god nok for mange mennesker i samme rom?
- Hvordan håndteres temperatur når mange gjester kommer samtidig?
Skilt og veivisning
- Har lokalet digitale eller fysiske skilt som hjelper gjestene rundt?
Internett og WiFi
- Finnes det rask og stabil internettforbindelse som gjestene kan bruke?
Kontaktperson og drift
- Har lokalet en dedikert ansvarlig (venue manager) som bistår i planlegging og gjennomføring?
Overnatting
- Finnes det nok hoteller i nærheten?
Eksklusiv bruk
- Kan du leie lokalet eksklusivt, eller foregår det andre arrangement samtidig?
Presse- og produksjonsrom
- Er det rom som kan brukes til presse, kommunikasjon og produksjon (med strøm, internett og eventuelt telefon)?
Sikkerhet
- Er det nok nødutganger, brannslukkere og førstehjelpsutstyr?
Logistikk og varelevering
- Er det god tilgang for leveranser og teknisk rigg?
- Er dørene brede nok til å få inn alt utstyr – også store gjenstander (som biler ved lanseringer)?
Tak- og riggemuligheter
- Tåler taket tung rigg og lysutstyr?
- Er takhøyden tilstrekkelig?
Et riktig lokale kan forvandle et godt program til en uforglemmelig opplevelse. Jeg hjelper deg fra første idé til siste applaus: befaring, leverandørvalg, teknikk, logistikk, tidslinje, budsjett og gjennomføring – uten stress, med full kontroll.
Vil du at vi skal vurdere ett eller flere lokaler for deg – og gir en konkret anbefaling med kostnadsbilde og risikovurdering?
Ta kontakt, så setter vi opp en kort, uforpliktende prat og gir deg en skreddersydd plan.
Slik går vi frem for å skape et vellykket arrangement
Norges Eventer har mange års erfaring med å planlegge og skape arrangementer fra a til å. Thomas Øgård avslører de mest grunnleggende tipsene som garanterer deg et vellykket event.
Prosjektledelse
Vi skal beskrive noen generelle kjennetegn, for å skape et vellykket arrangement fra A til Å.
Planlegging
Det kommer an på størrelsen av et arrangement, men hvert prosjekt vil normalt bestå av et prosjektteam som har en prosjektleder, prosjektkoordinator og produsent. I tillegg knyttes underleverandører og andre ressurspersoner til prosjektet etter behov.
Prosjektdeltakerne rapporterer til prosjektleder, som igjen har rapporteringsansvar overfor en oppdragsgiver eller nærmeste leder. Jeg vil ha til enhver tid full kontroll over prosjektets fremdrift og innhold og har løpende dialog med prosjektansvarlig(e).
Teamet skal hele tiden ha en tett dialog med underleverandører og andre samarbeidspartnere, som tekniske leverandører, konferansearena, artister, foredragsholdere, designere m.fl.
Rolle- og ansvarsfordeling
Det er viktig at man ved oppstart av prosjektet blir enige om en rolle- og ansvarsfordeling og at man underveis i prosessen er tydelige på hvem som har ansvaret for hvilke oppgaver. Dette er også en form for forventningsavklaring, slik at man helt fra starten av har lik oppfatning av prosjektets innhold og ansvarsområder.
Prosjektplaner
Vi ville tatt ansvar for koordinering og utvikling av følgende prosjektplaner:
- Fremdriftsplaner med roller/ ansvar
- Prod planer
- Budsjetter
- Kjøreplaner
- Kontaktlister
- Referater
Disse planene gjør at man har fullstendig kontroll og oversikt underveis frem til selve arrangementet. Dette er også et «levende» verktøy som man oppdaterer og endres underveis i prosessen. Det er derfor nødvendig med referater fra møter, samtaler og møtepunkter.
Hvordan ville vi gått frem?
Her skisserer vi i grove trekk hvordan jeg ville gjennomført et event fra a til å. Vi har innledningsvis satt opp 3 erfaringsbaserte tips og til slutt skrevet i stikkordsform hvilken rekkefølge vi ville gjennomført oppgavene.
Starte planleggingen nå
Vi vil starte planleggingen så tidlig så mulig. Tommelfingerregelen er å starte minimum seks måneder til ett år i forveien. Med mindre og gjentagende events, kan man ha kortere frister og det er lettere å ta ting på «sparket» uten at det går ut over kvaliteten.
Type event
Finn et tilpasset tema og husk den røde tråden. Det er viktig å velge relevant innhold ut i fra hvem vår målgruppe er. Men bør tenke på at eventet skal skape verdi for deltakere, sponsorer, samarbeidspartnere og andre interessenter.
Man kan måle resultater i alle typer arrangementer. Du bør stille deg spørsmålet, hva er hensikten og hva ønsker vi å oppnå ved eventet?
Deretter ville vi gått i gang med ideutvikling og beskrevet konseptet.
Finn dato
I startfasen vil vi satt av to aktuelle datoer. Da har vi også muligheter til å booke på de stedene man ønsker hvis man er ute i god tid. I tillegg er det lurt å finne steder som har lite belegg i de aktuelle perioder, da kan man forhandle seg til enda bedre priser.
Oppgavene i planleggingen
Her har er det satt opp noen stikkord av oppgaver vi normalt ville gjort.
- Idéutvikling og planlegging
- Budsjettering
- Faglig innhold og underholdning
- Lokaler og servering (Les om «slik finner du det perfekte lokalet«)
- Invitasjoner, websider og påmeldingssystem
- Hotell- og reisebooking
- Teknikk
- Dekor- og scenografiproduksjon
- AV-presentasjoner og video- og tv-produksjon
- Trykksaker
- Web-TV løsninger, internettstreaming
- Andre former for overføring av arrangementene
- Budsjettoppfølging
- Gjennomføring
- Evaluering/sluttrapport
Evaluering
Rett etter gjennomføring har vi en felles «debrief» sammen, slik at vi får med de umiddelbare reaksjonene. Deretter har man et evalueringsmøte og ser på alle sider av planlegging. I tillegg til konseptutvikling, prosjektteam, medarbeidere, gjennomføring og deltakernes/publikums reaksjoner.
Konklusjon
Beskrivelsen om hvordan vi ville gått frem her, er basert på erfaring fra litt større eventer. Det er også et spørsmål om ressurser og økonomi. Når det gjelder beskrivelsen av planleggingsmetodikk, så fungerer dette av erfaring svært godt.
Her kan du se et vellykket arrangement vi produserte. Hensikten var knytte til seg nye kunder og leverandører, i tillegg til å pleie eksisterende partnere.
