Hvorfor bruke et eventbyrå
Skal du arrangere for eksempel bursdag, utdrikningslag, firmafest eller en fagdag på jobben? Da bør du vurdere å hyre inn et eventbyrå.
Thomas Øgård i Norges Eventer skal gi deg noen konkrete eksempler på hvorfor det vil lønne seg, om du er privatperson eller bedrift.
Økonomi
Et eventbyrå med erfaring har som regel gode avtaler med sine leverandører. Norges Eventer bruker et oversiktlig budsjett og sørger for at du slipper uforutsette utgifter. Dermed kan du være trygg på at man holder seg innenfor budsjettet.
Du sparer tid
Det lønner seg alltid å være tidlig ute med å finne et par aktuelle datoer til ditt arrangement. Da vil eventbyrået igangsette planleggingen og vil få større sannsynlighet til å booke de beste lokalene til gode priser, den beste beliggenhet for dine gjester og mange andre viktige suksessfaktorer.
Ekstra tips: Noen ganger finner vi lokaler som i perioder har mindre belegg og dermed klarer man å presse prisene ytterligere ned.
Kreativitet
Et veldrevet eventbyrå er som regel kreative og kan lage alternative løsninger som gjør at man kan få finansiert eller dekket deler av ditt arrangement. Det kan være for eksempel sponsorer eller gode avtaler med leverandørene. Noen ganger kan vi selv utføre enkelte oppgaver gratis eller inkludert i prisen som normalt ville kostet mer penger.
Riktig fokus for deg
Len deg tilbake
Kunden vil alltid være med i prosessen av planleggingen, det er som regel den morsomme og kreative delen. Men når det kommer til gjennomføring kan du lene deg tilbake og fokusere på innholdet av arrangementet.
Reduser stress
Tro det eller ei, eventbransjen er en av de mest stressede yrker i verden. Det er alltid gøy i starten med idé og planlegging, men når dagen nærmer seg og gjestene er på tur, øker pulsen. Man må kunne takle å ha mange tanker i hodet og samtidig kunne håndtere flere utfordringer før og under arrangementet. Hvis du bruker et eventbyrå vil du slippe alt av stress og heller fokusere på det som er gøy.
Kjøreplan
Ingen events er verken for store eller for små. Det er like mye jobb med en bursdag som det er med et kick-off. Skal man lage et arrangement med suksess, handler det om å ha kontroll. Vi lager alltid en kjøreplan for å ha full oversikt på hva som skal skje til en hver tid. Det handler om å levere et produkt som skal betrygge kunden slik at du skal kunne slippe taket og lene deg tilbake.
Fokuser på dine gjester
Nå som du forhåpentlig er overbevist om å bruke et eventbyrå, kan du bruke all din tid på å fokusere på gjestene du har invitert. Du kan nyte arrangementet og være trygg på at dette blir en opplevelse og minne for livet.
Jeg deler også mine tips på hvordan man lager et vellykket event. Les artikkel her.
Det perfekte eventlokalet, med sjekkliste
Det er mange beslutninger og hensyn man må ta når man planlegger et event. En av de viktigste suksessfaktorene er å finne riktig eventlokalet. Det er lett å forelske seg i bilder på nett, men det er i praksis – i logistikk, akustikk, luft og flyt – at du avgjør om lokalet vil levere. Derfor har jeg samlet en sjekkliste du kan bruke. Den hjelper deg å se forbi wow-effekten og vurdere det som betyr noe på selve dagen.
Før man starter jakten med å finne selskapslokaler, er det lurt å finne ut av tre ting:
- Oversikt på budsjettet
- Hvilken type event dere skal arrangere
- Antall forventede deltakere
Når du har funnet ut disse tre faktorene, da kan du begynne å søke etter lokaler.
Vi har opplevd at selskapslokaler har blitt lagt ned eller andre uforutsette hendelser. Som plan B bør du ha et annet lokale i bakhånd.
Å finne et sted med god beliggenhet er viktig da dine deltakere ønsker å komme seg lettvint til ditt event. Det er fint å legge ved en veibeskrivelsen på invitasjonen.
Du kan finne unike steder du ikke var klar over og gjøre en god handel ved å bruke eksperter eller portaler som spesialiserer seg på events og lokaler.
Av erfaring vet vi at de mest populære stedene alltid blir fullbooket i god tid. Vi anbefaler derfor alltid å booke et sted minst seks måneder i forveien.
Hvis du er fleksibel på dato kan det være lettere å forhandle seg frem til bedre priser slik at du heller kan bruke mer penger på for eksempel underholdning, mat og drikke. Dette gjør du ved å velge perioder der de aktuelle stedene har lite belegg.
Tilgjengelighet og reisevei
Husk at det er essensielt å velge riktig eventlokalet for å sikre at arrangementet blir en suksess.
- Er lokalet lett tilgjengelig med bil, kollektivtransport og taxi?
- Er beliggenheten sentral nok for deltakerne?
- Hvordan er mulighetene for deltakere som kommer langveisfra eller internasjonalt?
Kapasitet og romløsning
- Er maksimal kapasitet tilstrekkelig?
- Er rominndelingen hensiktsmessig for aktivitetene du planlegger?
- Kan rom og soner tilpasses (f.eks. med flyttbare vegger)?
- Kan lokalet utvides – for eksempel med telt eller tilbygg?
- Unngå lokaler som er for store; bruk eventuelt skjermer eller gardiner for å gjøre rommet mer intimt.
Møterom og gruppearbeid
- Finnes det nok separate rom til parallellsesjoner og workshops?
Parkering
- Er det nok parkeringsplasser?
- Kan du eventuelt arrangere shuttlebuss?
Universell utforming
- Er lokalet tilgjengelig for personer med nedsatt funksjonsevne?
- Finnes det HC-toalett, heis og trappefrie innganger?
Toaletter
- Er det nok toaletter? (Regel: minst 1 toalett per 75 gjester.)
Garderobe
- Finnes det garderobe?
- Hvis ikke – kan et rom midlertidig gjøres om?
Kjøkken og servering
- Har lokalet egne cateringfasiliteter?
- Må du bruke lokale samarbeidspartnere, eller kan du ta med egne leverandører?
- Koster det ekstra å bruke andre leverandører?
Møbler og utstyr
- Har lokalet bord, stoler og annet grunnutstyr du kan bruke?
- Må noe leies eksternt?
Teknisk utstyr
- Har lokalet eget AV-utstyr og lydanlegg?
- Hvordan er akustikken?
- Kan rommet mørklegges om nødvendig?
- Er det tilstrekkelig strøm – eller trengs ekstra aggregat?
Priser og inkludert utstyr
- Er bruk av vann, strøm, varme og andre fasiliteter inkludert i prisen?
Lys og sikkerhet
- Er det tilstrekkelig belysning ute og inne?
- Er parkeringen godt opplyst og trygg?
Scene og dansegulv
- Finnes det scene, eller må dette bygges?
- Er det plass til dansegulv?
Backstage og personalrom
- Har lokalet garderober og rom til artister og stab?
Regler og tidsbegrensninger
- Er det begrensninger på lydnivå eller stengetider?
- Kan du søke om dispensasjon?
Ventilasjon, oppvarming og kjøling
- Er ventilasjonen god nok for mange mennesker i samme rom?
- Hvordan håndteres temperatur når mange gjester kommer samtidig?
Skilt og veivisning
- Har lokalet digitale eller fysiske skilt som hjelper gjestene rundt?
Internett og WiFi
- Finnes det rask og stabil internettforbindelse som gjestene kan bruke?
Kontaktperson og drift
- Har lokalet en dedikert ansvarlig (venue manager) som bistår i planlegging og gjennomføring?
Overnatting
- Finnes det nok hoteller i nærheten?
Eksklusiv bruk
- Kan du leie lokalet eksklusivt, eller foregår det andre arrangement samtidig?
Presse- og produksjonsrom
- Er det rom som kan brukes til presse, kommunikasjon og produksjon (med strøm, internett og eventuelt telefon)?
Sikkerhet
- Er det nok nødutganger, brannslukkere og førstehjelpsutstyr?
Logistikk og varelevering
- Er det god tilgang for leveranser og teknisk rigg?
- Er dørene brede nok til å få inn alt utstyr – også store gjenstander (som biler ved lanseringer)?
Tak- og riggemuligheter
- Tåler taket tung rigg og lysutstyr?
- Er takhøyden tilstrekkelig?
Et riktig lokale kan forvandle et godt program til en uforglemmelig opplevelse. Jeg hjelper deg fra første idé til siste applaus: befaring, leverandørvalg, teknikk, logistikk, tidslinje, budsjett og gjennomføring – uten stress, med full kontroll.
Vil du at vi skal vurdere ett eller flere lokaler for deg – og gir en konkret anbefaling med kostnadsbilde og risikovurdering?
Ta kontakt, så setter vi opp en kort, uforpliktende prat og gir deg en skreddersydd plan.
