• 918 44 880
  • post@norgeseventer.no

Tag Archive prosjektleder

Hvorfor bruke et eventbyrå

Skal du arrangere for eksempel bursdag, utdrikningslag, firmafest eller en fagdag på jobben? Da bør du vurdere å hyre inn et eventbyrå.

Thomas Øgård i Norges Eventer skal gi deg noen konkrete eksempler på hvorfor det vil lønne seg, om du er privatperson eller bedrift.

Økonomi

Et eventbyrå med erfaring har som regel gode avtaler med sine leverandører. Norges Eventer bruker et oversiktlig budsjett og sørger for at du slipper uforutsette utgifter. Dermed kan du være trygg på at man holder seg innenfor budsjettet.

Du sparer tid

Det lønner seg alltid å være tidlig ute med å finne to aktuelle datoer til ditt arrangement. Da vil eventbyrået igangsette planleggingen og vil få større sannsynlighet til å booke de beste lokalene til gode priser, den beste beliggenhet for dine gjester og mange andre viktige suksessfaktorer.

Ekstra tips: Noen ganger finner vi lokaler som i perioder har mindre belegg og dermed klarer man å presse prisene ytterligere ned. Les om: Slik finner du det perfekte selskapslokalet.

Kreativitet

Et veldrevet eventbyrå er som regel kreative og kan lage alternative løsninger som gjør at man kan få finansiert eller dekket deler av ditt arrangement. Det kan være for eksempel sponsorer eller gode avtaler med leverandørene. Noen ganger kan vi selv utføre enkelte oppgaver gratis eller inkludert i prisen som normalt ville kostet mer penger.

Riktig fokus for deg

Len deg tilbake

Kunden vil alltid være med i prosessen av planleggingen, det er som regel den morsomme og kreative delen. Men når det kommer til gjennomføring kan du lene deg tilbake og fokusere på innholdet av arrangementet.

Reduser stress

Tro det eller ei, eventbransjen er en av de mest stressede yrker i verden. Det er alltid gøy i starten med idé og planlegging, men når dagen nærmer seg og gjestene er på tur, øker pulsen. Man må kunne takle å ha mange tanker i hodet og samtidig kunne håndtere flere utfordringer før og under arrangementet. Hvis du bruker et eventbyrå vil du slippe alt av stress og heller fokusere på det som er gøy.

Kjøreplan

Ingen events er verken for store eller for små. Det er like mye jobb med en bursdag som det er med et kick-off. Skal man lage et arrangement med suksess, handler det om å ha kontroll. Vi lager alltid en kjøreplan for å ha full oversikt på hva som skal skje til en hver tid. Det handler om å levere et produkt som skal betrygge kunden slik at du skal kunne slippe taket og lene deg tilbake.

Fokuser på dine gjester

Nå som du forhåpentlig er overbevist om å bruke et eventbyrå, kan du bruke all din tid på å fokusere på gjestene du har invitert. Du kan nyte arrangementet og være trygg på at dette blir en opplevelse og minne for livet.

Jeg deler også mine tips på hvordan man lager et vellykket event. Les artikkel her.

Slik går jeg frem for å skape et vellykket arrangement

Han har mange års erfaring med å planlegge og skape arrangementer fra a til å. Thomas Øgård avslører de mest grunnleggende tipsene som garanterer deg et vellykket event.

Prosjektledelse

Slik går jeg frem for å skape et vellykket arrangement fra A til Å

Planlegging

Det kommer an på størrelsen av et arrangement men hvert prosjekt vil normalt bestå av et prosjektteam som har en prosjektleder, prosjektkoordinator og produsent. I tillegg knyttes underleverandører og andre ressurspersoner til prosjektet etter behov. Prosjektdeltakerne rapporterer til prosjektleder, som igjen har rapporteringsansvar overfor en oppdragsgiver eller nærmeste leder. Jeg vil ha til enhver tid full kontroll over prosjektets fremdrift og innhold og har løpende dialog med prosjektansvarlig(e). Teamet skal hele tiden ha en tett dialog med underleverandører og andre samarbeidspartnere, som tekniske leverandører, konferansearena, artister, foredragsholdere, designere m.fl.

Rolle- og ansvarsfordeling

Det er viktig at man ved oppstart av prosjektet blir enige om en rolle- og ansvarsfordeling og at man underveis i prosessen er tydelige på hvem som har ansvaret for hvilke oppgaver. Dette er også en form for forventningsavklaring, slik at man helt fra starten av har lik oppfatning av prosjektets innhold og ansvarsområder.

Prosjektplaner

Jeg ville tatt ansvar for koordinering og utvikling av følgende prosjektplaner:
  • Fremdriftsplaner med roller/ ansvar
  • Prod planer
  • Budsjetter
  • Kjøreplaner
  • Kontaktlister
  • Referater
Disse planene gjør at jeg har fullstendig kontroll og oversikt underveis frem til selve arrangementet. Dette er også et «levende» verktøy som jeg oppdaterer og endres underveis i prosessen. Det er derfor nødvendig med referater fra møter, samtaler og møtepunkter.

Hvordan ville jeg gått frem?

Her skisserer jeg i grove trekk hvordan jeg ville gjennomført et event fra a til å. Jeg har innledningsvis satt opp 3 erfaringsbaserte tips og til slutt skrevet i stikkordsform hvilken rekkefølge jeg ville gjennomført oppgavene.

Starte planleggingen nå

Jeg vil starte planleggingen så tidlig så mulig. Tommelfingerregelen er å starte minimum seks måneder til ett år i forveien. Med mindre og gjentagende events kan man ha kortere frister og det er lettere å ta ting på «sparket» uten at det går ut over kvaliteten.

Type event

Finn et tilpasset tema og husk den røde tråden. Det er viktig å velge relevant innhold ut i fra hvem vår målgruppe er. Men bør tenke på at eventet skal skape verdi for deltakere, sponsorer, samarbeidspartnere og andre interessenter. Man kan måle resultater i alle typer arrangementer. Vi må stille oss spørsmålet, hva er hensikten og hva ønsker vi å oppnå ved eventet? Deretter ville jeg gått i gang med ideutvikling og beskrevet konseptet.

Finn dato

I startfasen vil jeg satt av to aktuelle datoer. Da har vi også muligheter til å booke på de stedene man ønsker hvis man er ute i god tid. I tillegg er det lurt å finne steder som har lite belegg i de aktuelle perioder, da kan man forhandle seg til enda bedre priser.

Oppgavene i planleggingen

Her har jeg satt opp noen stikkord av oppgaver jeg normalt ville gjort.
  1. Idéutvikling og planlegging
  2. Budsjettering
  3. Faglig innhold og underholdning
  4. Lokaler og servering (Les om «slik finner du det perfekte lokalet«)
  5. Invitasjoner, websider og påmeldingssystem
  6. Hotell- og reisebooking
  7. Teknikk
  8. Dekor- og scenografiproduksjon
  9. AV-presentasjoner og video- og tv-produksjon
  10. Trykksaker
  11. Web-TV løsninger, internettstreaming
  12. Andre former for overføring av arrangementene
  13. Budsjettoppfølging
  14. Gjennomføring
  15. Evaluering/sluttrapport

Evaluering

Rett etter gjennomføring har vi en felles «debrief» sammen, slik at vi får med de umiddelbare reaksjonene. Deretter har vi et evalueringsmøte og ser på alle sider av planlegging og konseptutvikling, prosjektteam og medarbeidere, gjennomføring og deltakernes/publikums reaksjoner.

Konklusjon

Beskrivelsen om hvordan jeg ville gått frem her, er basert på erfaring fra litt større eventer. Det er også et spørsmål om ressurser og økonomi. Når det gjelder beskrivelsen av planleggingsmetodikk, så fungerer dette av erfaring svært godt.