Slik går vi frem for å skape et vellykket arrangement

Norges Eventer har mange års erfaring med å planlegge og skape arrangementer fra a til å. Thomas Øgård avslører de mest grunnleggende tipsene som garanterer deg et vellykket event.

Prosjektledelse

Vi skal beskrive noen generelle kjennetegn, for å skape et vellykket arrangement fra A til Å.

Planlegging

Det kommer an på størrelsen av et arrangement, men hvert prosjekt vil normalt bestå av et prosjektteam som har en prosjektleder, prosjektkoordinator og produsent. I tillegg knyttes underleverandører og andre ressurspersoner til prosjektet etter behov.

Prosjektdeltakerne rapporterer til prosjektleder, som igjen har rapporteringsansvar overfor en oppdragsgiver eller nærmeste leder. Jeg vil ha til enhver tid full kontroll over prosjektets fremdrift og innhold og har løpende dialog med prosjektansvarlig(e).

Teamet skal hele tiden ha en tett dialog med underleverandører og andre samarbeidspartnere, som tekniske leverandører, konferansearena, artister, foredragsholdere, designere m.fl.

Rolle- og ansvarsfordeling

Det er viktig at man ved oppstart av prosjektet blir enige om en rolle- og ansvarsfordeling og at man underveis i prosessen er tydelige på hvem som har ansvaret for hvilke oppgaver. Dette er også en form for forventningsavklaring, slik at man helt fra starten av har lik oppfatning av prosjektets innhold og ansvarsområder.

Prosjektplaner

Vi ville tatt ansvar for koordinering og utvikling av følgende prosjektplaner:

• Fremdriftsplaner med roller/ ansvar
• Prod planer
• Budsjetter
• Kjøreplaner
• Kontaktlister
• Referater

Disse planene gjør at man har fullstendig kontroll og oversikt underveis frem til selve arrangementet. Dette er også et «levende» verktøy som man oppdaterer og endres underveis i prosessen. Det er derfor nødvendig med referater fra møter, samtaler og møtepunkter.

Hvordan ville vi gått frem?

Her skisserer vi i grove trekk hvordan jeg ville gjennomført et event fra a til å. Vi har innledningsvis satt opp 3 erfaringsbaserte tips og til slutt skrevet i stikkordsform hvilken rekkefølge vi ville gjennomført oppgavene.

Starte planleggingen nå

Vi vil starte planleggingen så tidlig så mulig. Tommelfingerregelen er å starte minimum seks måneder til ett år i forveien. Med mindre og gjentagende events, kan man ha kortere frister og det er lettere å ta ting på «sparket» uten at det går ut over kvaliteten.

Type event

Finn et tilpasset tema og husk den røde tråden. Det er viktig å velge relevant innhold ut i fra hvem vår målgruppe er. Men bør tenke på at eventet skal skape verdi for deltakere, sponsorer, samarbeidspartnere og andre interessenter.

Man kan måle resultater i alle typer arrangementer. Du bør stille deg spørsmålet, hva er hensikten og hva ønsker vi å oppnå ved eventet?

Deretter ville vi gått i gang med ideutvikling og beskrevet konseptet.

Finn dato

I startfasen vil vi satt av to aktuelle datoer. Da har vi også muligheter til å booke på de stedene man ønsker hvis man er ute i god tid. I tillegg er det lurt å finne steder som har lite belegg i de aktuelle perioder, da kan man forhandle seg til enda bedre priser.

Oppgavene i planleggingen

Her har er det satt opp noen stikkord av oppgaver vi normalt ville gjort.

1. Idéutvikling og planlegging
2. Budsjettering
3. Faglig innhold og underholdning
4. Lokaler og servering (Les om «slik finner du det perfekte lokalet«)
5. Invitasjoner, websider og påmeldingssystem
6. Hotell- og reisebooking
7. Teknikk
8. Dekor- og scenografiproduksjon
9. AV-presentasjoner og video- og tv-produksjon
10. Trykksaker
11. Web-TV løsninger, internettstreaming
12. Andre former for overføring av arrangementene
13. Budsjettoppfølging
14. Gjennomføring
15. Evaluering/sluttrapport

Evaluering

Rett etter gjennomføring har vi en felles «debrief» sammen, slik at vi får med de umiddelbare reaksjonene. Deretter har man et evalueringsmøte og ser på alle sider av planlegging. I tillegg til konseptutvikling, prosjektteam, medarbeidere, gjennomføring og deltakernes/publikums reaksjoner.

Konklusjon

Beskrivelsen om hvordan vi ville gått frem her, er basert på erfaring fra litt større eventer. Det er også et spørsmål om ressurser og økonomi. Når det gjelder beskrivelsen av planleggingsmetodikk, så fungerer dette av erfaring svært godt.

Her kan du se et vellykket arrangement vi produserte. Hensikten var knytte til seg nye kunder og leverandører, i tillegg til å pleie eksisterende partnere.