Det perfekte eventlokalet, med sjekkliste
Det er mange beslutninger og hensyn man må ta når man planlegger et event. En av de viktigste suksessfaktorene er å finne riktig eventlokalet. Det er lett å forelske seg i bilder på nett, men det er i praksis – i logistikk, akustikk, luft og flyt – at du avgjør om lokalet vil levere. Derfor har jeg samlet en sjekkliste du kan bruke. Den hjelper deg å se forbi wow-effekten og vurdere det som betyr noe på selve dagen.
Før man starter jakten med å finne selskapslokaler, er det lurt å finne ut av tre ting:
- Oversikt på budsjettet
- Hvilken type event dere skal arrangere
- Antall forventede deltakere
Når du har funnet ut disse tre faktorene, da kan du begynne å søke etter lokaler.
Vi har opplevd at selskapslokaler har blitt lagt ned eller andre uforutsette hendelser. Som plan B bør du ha et annet lokale i bakhånd.
Å finne et sted med god beliggenhet er viktig da dine deltakere ønsker å komme seg lettvint til ditt event. Det er fint å legge ved en veibeskrivelsen på invitasjonen.
Du kan finne unike steder du ikke var klar over og gjøre en god handel ved å bruke eksperter eller portaler som spesialiserer seg på events og lokaler.
Av erfaring vet vi at de mest populære stedene alltid blir fullbooket i god tid. Vi anbefaler derfor alltid å booke et sted minst seks måneder i forveien.
Hvis du er fleksibel på dato kan det være lettere å forhandle seg frem til bedre priser slik at du heller kan bruke mer penger på for eksempel underholdning, mat og drikke. Dette gjør du ved å velge perioder der de aktuelle stedene har lite belegg.
Tilgjengelighet og reisevei
Husk at det er essensielt å velge riktig eventlokalet for å sikre at arrangementet blir en suksess.
- Er lokalet lett tilgjengelig med bil, kollektivtransport og taxi?
- Er beliggenheten sentral nok for deltakerne?
- Hvordan er mulighetene for deltakere som kommer langveisfra eller internasjonalt?
Kapasitet og romløsning
- Er maksimal kapasitet tilstrekkelig?
- Er rominndelingen hensiktsmessig for aktivitetene du planlegger?
- Kan rom og soner tilpasses (f.eks. med flyttbare vegger)?
- Kan lokalet utvides – for eksempel med telt eller tilbygg?
- Unngå lokaler som er for store; bruk eventuelt skjermer eller gardiner for å gjøre rommet mer intimt.
Møterom og gruppearbeid
- Finnes det nok separate rom til parallellsesjoner og workshops?
Parkering
- Er det nok parkeringsplasser?
- Kan du eventuelt arrangere shuttlebuss?
Universell utforming
- Er lokalet tilgjengelig for personer med nedsatt funksjonsevne?
- Finnes det HC-toalett, heis og trappefrie innganger?
Toaletter
- Er det nok toaletter? (Regel: minst 1 toalett per 75 gjester.)
Garderobe
- Finnes det garderobe?
- Hvis ikke – kan et rom midlertidig gjøres om?
Kjøkken og servering
- Har lokalet egne cateringfasiliteter?
- Må du bruke lokale samarbeidspartnere, eller kan du ta med egne leverandører?
- Koster det ekstra å bruke andre leverandører?
Møbler og utstyr
- Har lokalet bord, stoler og annet grunnutstyr du kan bruke?
- Må noe leies eksternt?
Teknisk utstyr
- Har lokalet eget AV-utstyr og lydanlegg?
- Hvordan er akustikken?
- Kan rommet mørklegges om nødvendig?
- Er det tilstrekkelig strøm – eller trengs ekstra aggregat?
Priser og inkludert utstyr
- Er bruk av vann, strøm, varme og andre fasiliteter inkludert i prisen?
Lys og sikkerhet
- Er det tilstrekkelig belysning ute og inne?
- Er parkeringen godt opplyst og trygg?
Scene og dansegulv
- Finnes det scene, eller må dette bygges?
- Er det plass til dansegulv?
Backstage og personalrom
- Har lokalet garderober og rom til artister og stab?
Regler og tidsbegrensninger
- Er det begrensninger på lydnivå eller stengetider?
- Kan du søke om dispensasjon?
Ventilasjon, oppvarming og kjøling
- Er ventilasjonen god nok for mange mennesker i samme rom?
- Hvordan håndteres temperatur når mange gjester kommer samtidig?
Skilt og veivisning
- Har lokalet digitale eller fysiske skilt som hjelper gjestene rundt?
Internett og WiFi
- Finnes det rask og stabil internettforbindelse som gjestene kan bruke?
Kontaktperson og drift
- Har lokalet en dedikert ansvarlig (venue manager) som bistår i planlegging og gjennomføring?
Overnatting
- Finnes det nok hoteller i nærheten?
Eksklusiv bruk
- Kan du leie lokalet eksklusivt, eller foregår det andre arrangement samtidig?
Presse- og produksjonsrom
- Er det rom som kan brukes til presse, kommunikasjon og produksjon (med strøm, internett og eventuelt telefon)?
Sikkerhet
- Er det nok nødutganger, brannslukkere og førstehjelpsutstyr?
Logistikk og varelevering
- Er det god tilgang for leveranser og teknisk rigg?
- Er dørene brede nok til å få inn alt utstyr – også store gjenstander (som biler ved lanseringer)?
Tak- og riggemuligheter
- Tåler taket tung rigg og lysutstyr?
- Er takhøyden tilstrekkelig?
Et riktig lokale kan forvandle et godt program til en uforglemmelig opplevelse. Jeg hjelper deg fra første idé til siste applaus: befaring, leverandørvalg, teknikk, logistikk, tidslinje, budsjett og gjennomføring – uten stress, med full kontroll.
Vil du at vi skal vurdere ett eller flere lokaler for deg – og gir en konkret anbefaling med kostnadsbilde og risikovurdering?
Ta kontakt, så setter vi opp en kort, uforpliktende prat og gir deg en skreddersydd plan.
thomasogard
