• 918 44 880
  • post@norgeseventer.no

Tag Archive event

Hvordan få merverdi av din foredragsholder

Hvordan få merverdi av din foredragsholder
Skal du arrangere et kurs eller workshop og hyre inn en foredragsholder?

Her skal vi gi deg noen eksempler som sørger for at din foredragsholder blir en viktigere nøkkelperson for markedsføringen av ditt neste event. Med andre ord, her skal du «få både i pose og sekk».

Husk at du har betalt penger, og du ønsker naturligvis ROI
De dyktigste foredragsholdere er ofte oppdatert på blogger og sosiale medier. I tillegg er de ofte flinke til å engasjere, underholde og spre budskapet på en god måte. Dette bør du utnytte fullt ut.

Involver din foredragsholder i større grad
Finn ut av hva din foredragsholder gjør av markedsføring. Husk at denne personen kan både påvirke og skape stor oppmerksomhet rundt din virksomhet.

Sett krav, før under og etter arrangementet
Her er noen eksempler og tidligere erfaringer på hva som kan gjøres.

Før:
Sørg for at din foredragsholder legger ut eventet via sine kanaler. Du kan også be vedkommende om å legge ut en enkel videoinvitasjon. Se eksempel her av foredragsholder Thomas Moen (tidligere merkevaresjef i fanbooster), som i dag er CEO for United Influencers. Etter at videoen ble sendt ut, fikk vi en del nye påmeldinger.

Du kan også på forhånd be vedkommende om å lage noen aktuelle spørsmål som sendes til dine deltakere. Dette skaper engasjement.

Hvordan vet du at man har hyret inn riktig foredragsholder? Her kan du lese hvilken tegn du bør se etter, les her.

Under:
Mens eventet pågår, så be gjerne om for eksempel å legge ut aktuelle statuser, sende tweets, snapchats og lignende til sine følgere.

Etter:
Mange foredragsholdere skriver blogg, så da er det ikke noe i veien for at du kan du be de om å skrive noe om eventet. Dette kan du bruke videre, for å skape mer oppmerksomhet.

Konklusjon
Ved å benytte seg av disse eksemplene, vil du kunne få utbytte av selve foredraget og god markedsføring med på kjøpet. En dyktig foredragsholder vet hvordan de kan gjennomføre dine krav. Dette kan bidra til at du når ut til flere kunder, og du kan få økt markedsføringsverdi.

OM SKRIBENT

Thomas Øgård har tung erfaring innen prosjektledelse og eventmanagement. thomas@norgeseventer.no - Telefon: 918 44 880

Slik går jeg frem for å skape et vellykket arrangement

Han har mange års erfaring med å planlegge og skape arrangementer fra a til å. Thomas Øgård avslører de mest grunnleggende tipsene som garanterer deg et vellykket event.

Prosjektledelse

Slik går jeg frem for å skape et vellykket arrangement fra A til Å

Planlegging

Det kommer an på størrelsen av et arrangement men hvert prosjekt vil normalt bestå av et prosjektteam som har en prosjektleder, prosjektkoordinator og produsent. I tillegg knyttes underleverandører og andre ressurspersoner til prosjektet etter behov.

Prosjektdeltakerne rapporterer til prosjektleder, som igjen har rapporteringsansvar overfor en oppdragsgiver eller nærmeste leder. Jeg vil ha til enhver tid full kontroll over prosjektets fremdrift og innhold og har løpende dialog med prosjektansvarlig(e).

Teamet skal hele tiden ha en tett dialog med underleverandører og andre samarbeidspartnere, som tekniske leverandører, konferansearena, artister, foredragsholdere, designere m.fl.

Rolle- og ansvarsfordeling

Det er viktig at man ved oppstart av prosjektet blir enige om en rolle- og ansvarsfordeling og at man underveis i prosessen er tydelige på hvem som har ansvaret for hvilke oppgaver. Dette er også en form for forventningsavklaring, slik at man helt fra starten av har lik oppfatning av prosjektets innhold og ansvarsområder.

Prosjektplaner

Jeg ville tatt ansvar for koordinering og utvikling av følgende prosjektplaner:

  • Fremdriftsplaner med roller/ ansvar
  • Prod planer
  • Budsjetter
  • Kjøreplaner
  • Kontaktlister
  • Referater

Disse planene gjør at jeg har fullstendig kontroll og oversikt underveis frem til selve arrangementet. Dette er også et «levende» verktøy som jeg oppdaterer og endres underveis i prosessen. Det er derfor nødvendig med referater fra møter, samtaler og møtepunkter.

Hvordan ville jeg gått frem?

Her skisserer jeg i grove trekk hvordan jeg ville gjennomført et event fra a til å. Jeg har innledningsvis satt opp 3 erfaringsbaserte tips og til slutt skrevet i stikkordsform hvilken rekkefølge jeg ville gjennomført oppgavene.

Starte planleggingen nå

Jeg vil starte planleggingen så tidlig så mulig. Tommelfingerregelen er å starte minimum seks måneder til ett år i forveien. Med mindre og gjentagende events kan man ha kortere frister og det er lettere å ta ting på «sparket» uten at det går ut over kvaliteten.

Type event

Finn et tilpasset tema og husk den røde tråden. Det er viktig å velge relevant innhold ut i fra hvem vår målgruppe er. Men bør tenke på at eventet skal skape verdi for deltakere, sponsorer, samarbeidspartnere og andre interessenter.

Man kan måle resultater i alle typer arrangementer. Vi må stille oss spørsmålet, hva er hensikten og hva ønsker vi å oppnå ved eventet?

Deretter ville jeg gått i gang med ideutvikling og beskrevet konseptet.

Finn dato

I startfasen vil jeg satt av to aktuelle datoer. Da har vi også muligheter til å booke på de stedene man ønsker hvis man er ute i god tid. I tillegg er det lurt å finne steder som har lite belegg i de aktuelle perioder, da kan man forhandle seg til enda bedre priser.

Oppgavene i planleggingen

Her har jeg satt opp noen stikkord av oppgaver jeg normalt ville gjort.

  1. Idéutvikling og planlegging
  2. Budsjettering
  3. Faglig innhold og underholdning
  4. Lokaler og servering (Les om «slik finner du det perfekte lokalet«)
  5. Invitasjoner, websider og påmeldingssystem
  6. Hotell- og reisebooking
  7. Teknikk
  8. Dekor- og scenografiproduksjon
  9. AV-presentasjoner og video- og tv-produksjon
  10. Trykksaker
  11. Web-TV løsninger, internettstreaming
  12. Andre former for overføring av arrangementene
  13. Budsjettoppfølging
  14. Gjennomføring
  15. Evaluering/sluttrapport

Evaluering

Rett etter gjennomføring har vi en felles «debrief» sammen, slik at vi får med de umiddelbare reaksjonene. Deretter har vi et evalueringsmøte og ser på alle sider av planlegging og konseptutvikling, prosjektteam og medarbeidere, gjennomføring og deltakernes/publikums reaksjoner.

Konklusjon

Beskrivelsen om hvordan jeg ville gått frem her, er basert på erfaring fra litt større eventer. Det er også et spørsmål om ressurser og økonomi. Når det gjelder beskrivelsen av planleggingsmetodikk, så fungerer dette av erfaring svært godt.

NE MeetUps

Deltaker Kjetil Berg kommenterer eventet som meget godt gjennomført og med et sterkt faglig innhold.

Norges Eventer arrangerte NE MeetUps. Eventet var rettet mot nye kunder som ønsket å vite hvordan man kan bruke events som et strategisk virkemiddel, og skape oppmerksomhet for sin bedrift med ulike metoder.

Vi hadde to av Norges mest ettertraktede foredragsholdere Thomas Moen og Hans-Petter Nygard-Hansen som både gjennomgikk en rekke tips og nyheter for 2015.

MeetUps er et konsept der man møter likesinnede mennesker med samme interesse. Det som regelt uformelt, sosialt og med et faglig innhold.

Se filmen som oppsumerer eventet.
Thomas Øgård var arrangementansvarlig.