• 918 44 880
  • post@norgeseventer.no

Category ArchiveEvent tips

Slik går jeg frem for å skape et vellykket arrangement

Han har mange års erfaring med å planlegge og skape arrangementer fra a til å. Thomas Øgård avslører de mest grunnleggende tipsene som garanterer deg et vellykket event.

Foto: Thomas Øgård

Prosjektledelse Event

Slik går jeg frem for å skape et vellykket arrangement fra A til Å

 

 

 

Prosjektledelse og planlegging

Det kommer an på størrelsen av et arrangement men hvert prosjekt vil normalt bestå av et prosjektteam som har en prosjektleder, prosjektkoordinator og produsent. I tillegg knyttes underleverandører og andre ressurspersoner til prosjektet etter behov.

 

Prosjektdeltakerne rapporterer til prosjektleder, som igjen har rapporteringsansvar overfor en oppdragsgiver eller nærmeste leder. Jeg vil ha til enhver tid full kontroll over prosjektets fremdrift og innhold og har løpende dialog med prosjektansvarlig(e).

 

Teamet skal hele tiden ha en tett dialog med underleverandører og andre samarbeidspartnere, som tekniske leverandører, konferansearena, artister, foredragsholdere, designere m.fl.

 

Rolle- og ansvarsfordeling

Det er viktig at man ved oppstart av prosjektet blir enige om en rolle- og ansvarsfordeling og at man underveis i prosessen er tydelige på hvem som har ansvaret for hvilke oppgaver. Dette er også en form for forventningsavklaring, slik at man helt fra starten av har lik oppfatning av prosjektets innhold og ansvarsområder.

 

Prosjektplaner

Jeg ville tatt ansvar for koordinering og utvikling av følgende prosjektplaner:

  • Fremdriftsplaner med roller/ ansvar
  • Prod planer
  • Budsjetter
  • Kjøreplaner
  • Kontaktlister
  • Referater

Disse planene gjør at jeg har fullstendig kontroll og oversikt underveis frem til selve arrangementet. Dette er også et «levende» verktøy som jeg oppdaterer og endres underveis i prosessen. Det er derfor nødvendig med referater fra møter, samtaler og møtepunkter.

Hvordan ville jeg gått frem?

Her skisserer jeg i grove trekk hvordan jeg ville gjennomført et event fra a til å. Jeg har innledningsvis satt opp 3 erfaringsbaserte tips og til slutt skrevet i stikkordsform hvilken rekkefølge jeg ville gjennomført oppgavene.

Starte planleggingen nå

Jeg vil starte planleggingen så tidlig så mulig. Tommelfingerregelen er å starte minimum seks måneder til ett år i forveien. Med mindre og gjentagende events kan man ha kortere frister og det er lettere å ta ting på «sparket» uten at det går ut over kvaliteten.

Type event

Finn et tilpasset tema og husk den røde tråden. Det er viktig å velge relevant innhold ut i fra hvem vår målgruppe er. Men bør tenke på at eventet skal skape verdi for deltakere, sponsorer, samarbeidspartnere og andre interessenter.

Man kan måle resultater i alle typer arrangementer. Vi må stille oss spørsmålet, hva er hensikten og hva ønsker vi å oppnå ved eventet?

Deretter ville jeg gått i gang med ideutvikling og beskrevet konseptet.

Finn dato

I startfasen vil jeg satt av to aktuelle datoer. Da har vi også muligheter til å booke på de stedene man ønsker hvis man er ute i god tid. I tillegg er det lurt å finne steder som har lite belegg i de aktuelle perioder, da kan man forhandle seg til enda bedre priser.

Oppgavene i planleggingen

Her har jeg satt opp noen stikkord av oppgaver jeg normalt ville gjort.

  1. Idéutvikling og planlegging
  2. Budsjettering
  3. Faglig innhold og underholdning
  4. Lokaler og servering
  5. Invitasjoner, websider og påmeldingssystem
  6. Hotell- og reisebooking
  7. Teknikk
  8. Dekor- og scenografiproduksjon
  9. AV-presentasjoner og video- og tv-produksjon
  10. Trykksaker
  11. Web-TV løsninger, internettstreaming
  12. Andre former for overføring av arrangementene
  13. Budsjettoppfølging
  14. Gjennomføring
  15. Evaluering/sluttrapport

 

 

Evaluering

Rett etter gjennomføring har vi en felles «debrief» sammen, slik at vi får med de umiddelbare reaksjonene. Deretter har vi et evalueringsmøte og ser på alle sider av planlegging og konseptutvikling, prosjektteam og medarbeidere, gjennomføring og deltakernes/publikums reaksjoner.

Konklusjon

Beskrivelsen om hvordan jeg ville gått frem her, er basert på erfaring fra litt større eventer. Det er også et spørsmål om ressurser og økonomi. Når det gjelder beskrivelsen av planleggingsmetodikk, så fungerer dette av erfaring svært godt.

 

OM SKRIBENT

Thomas Øgård har erfaring og utdannelse innen hotellmanagement med fordypning innen prosjektledelse og eventplanlegging. thomas@norgeseventer.no - Telefon: 918 44 880

Tegn på at du har hyret inn riktig foredragsholder

Har du noen gang opplevd at din foredragsholder ikke nådde opp til dine forventninger? 

Vi har tidligere erfart at et dårlig foredrag, kan ødelegge deltakernes inntrykk for resten av arrangementet.

Her er noen tips som sørger for at du får utbytte og finner en god foredragsholder.

Først og fremst, tenk på at det er ditt budsjett og du skal ha mest mulig igjen for pengene i alle aktiviteter som blir foretatt. Vi foreslår at man bør skape engasjement før, under og etter arrangementet.

Her er noen tegn du bør se etter

En god foredragsholder er oppdatert og bruker blogg og sosiale medier. Gjerne få din foredragsholder til å legge ut ditt event på sine kanaler for økt oppmerksomhet.

De trenger ikke nødvendigvis å ha tusenvis av fans på sine sosiale medier, men se etter foredragsholdere som har engasjerte følgere.

Se etter foredragsholdere som forstår viktigheten med å involvere og sørger for at publikum tar ansvar for deres egen læring.

De kjenner ditt publikum. Det bør ringe en varsellampe hvis ikke foredragsholderen spør etter hvem som kommer til arrangementet.

Enda et godt tegn er hvis de spør om du har tenkt å bruke utstyr som mentometer, eller applikasjoner.

Gode foredragsholdere bruker mer bilder, enn ord på sin presentasjon. Dette betyr at han/hun har holdt sin presentasjon mange ganger. En som har masse ord på en slide, har rett og slett ikke øvd eller er godt nok forberedt.

De har teknisk innsikt, og ønsker å være med på å kvalitetssikre at lyd, og bilde fungerer før foredraget starter.

Gjenspeiler profilen til foredragsholderens tema? Eksempel, hvis foredraget handler om kreativitet, se hva han eller hun har gjort tidligere.

Be om referanse, og ring dem.

Før arrangementet, eksempel
Få din foredragsholder til å sende noen tips til tema, som dine deltagere kan bruke eller ha noe å se frem til. Annet eksempel kan være en konkurranse knyttet til tema, der vinneren blir trukket, dette skaper engasjement.

Under arrangementet, eksempel
Bruk teknologi og benytt applikasjoner som er laget for å engasjere flere deltakere. Se videointervju her.

Etter arrangementet, eksempel
Når alt er ferdig og alle går til sitt. Sørg for at din foredragsholder følger opp. Ditt publikum har lært noe, men hvorfor ikke bruke det i etterkant?

Konklusjon
Ved å sette av tid til en bakgrunnsjekk, vil det sørge for at ditt neste event blir enda mer verdifullt.
Dette øker også sjansen for at du treffer riktig foredragsholder. Du kan også be om mer enn bare en presentasjon. Få din foredragsholder til å engasjere før, under og etter arrangementet. Det skaper merverdi og synergieffekter.

 

OM SKRIBENT

Thomas Øgård har erfaring og utdannelse innen hotellmanagement med fordypning innen prosjektledelse og eventplanlegging. thomas@norgeseventer.no - Telefon: 918 44 880

Hvordan unngå No Show

De fleste som arrangerer events har i større eller mindre grad opplevd at deltakere som blir invitert, ikke dukker opp. Vi har på bakgrunn av dette plukket ut noen av tips som kan være viktige, basert på andres og egne erfaringer. Vi tar for oss både gratis og betalte arrangementer.Dette er en vanskelig problemstilling og det vil heller ikke være et entydig svar til løsning, men vi håper du kan plukke ut noen av våre tips som kan være relevant for din virksomhet.Dette forutsetter at man legger planleggingen i god tid.

Her er noen av våre tips på hvordan man kan unngå no shows

Først og fremst
Man bør ikke skylde på at deltakerne ikke dukket opp. Man må heller innse at problemet eksisterer, forstå hvorfor det oppstår og lage en plan.

På samme måte som at du har en plan B og C under ditt event, bør du også ha en tilsvarende reserveplan for no shows.
Husk at ditt hovedmål ikke er å tvinge deltakerne til å møte opp, men å få dem interressert, oppdatere deres status eller det vi kaller RSVP tidsnok. Dette medfører at du kan sette i gang aktiviteter til å allokere den ledige plassen til andre.

Når oppstår no shows?
Det er mange grunner til at no shows oppstår, derfor er det viktig å få en grundig forståelse av hvorfor deltakere ikke stiller opp. Dette vil kunne hjelpe deg tl å  forbedre måten du kommuniserer med din målgruppe på.

Planer forandrer seg
Dette er kanskje den mest vanlige årsaken til hvorfor vi ikke møter opp. Folk sine planer forandrer seg hele tiden. Den aktiviteten som ble booket inn i kalenderen med 100% sikkerhet for ti måneder siden, er kanskje ikke like aktuell i dag, slik er det bare.

Spenningen forsvant
Hvis du er en god markedsfører vil du kunne sørge for at dine potensielle deltakere opplever nok spenning til å reservere en billett. Hvis du ikke klarer å opprettholde interessen så vil den fort forsvinne.

Ingen penger involvert
Selv om vi liker det eller ikke, så kan penger være en avskrekkende faktor. Mange events er avhengig av sponsoravtaler, nettopp for å få deltakere til å komme uten å betale.

Du er ikke den eneste som blir irritert over no shows
Det er ikke bare du som føler det, men det er også andre interessenter som deler din frustrasjon. Dessverre så kan det gå utover deg som arrangør.

De som vil bli irritert over din mangel på no show planlegging vil være

Sponsorer
Du lovet dem et fullstappet arrangement og resultatet ble hundrevis av uhentede goodiebags.

Foredragsholdere og underholdere 
De velger ofte å opptre på events med lovnad om nye kontakter og salg av sine egne produkter eller tjenester. Dette kan være vanskelig å oppnå ved mangel på deltakelse.

Analysere hvem som ikke dukker opp
Når no shows oppstår er det sjelden at eventplanleggerne vet hvem som faktisk ikke dukker opp.

Det blir veldig vanskelig å redusere no shows hvis man ikke kjenner til statistikken. Det er derfor viktig å vite følgende:
Hvem dukket ikke opp?
Hvilken type billett kjøpte de?
Hvilken gruppe interessenter tilhører de?

Vet du svarene på spørsmålene ovenfor vil du kunne rette markedsføringsaktivitetene mot deltakerne som har større sannsynlighet for å møte opp. I tillegg vil det gi en indikasjon på mer nøyaktig statistikk som du kan gi til dine interessenter (partnere, sponsorer, VIPs, media, etc.)

Kommunikasjon
En av årsakene til hvorfor mange opplever no shows på gratiseventer er mangel på tilstrekkelig kommunikasjon.
Skal du løse dette problemet for godt så bør du la deltakerne få vite det. Få dager før selve eventet kan man be deltakerne om å gi en tilbakemelding om de kommer eller ikke.
Dette medfører at deltakerne blir mer proaktive med tanke på å oppdatere deres status.

Standby liste
Uansett hvor fullt du tror at eventet blir når det arrangeres om 12 måneder, bør du sette opp en standby liste fra starten av.
Her anbefaler vi å bruke et ordentlig billett- og registreringssystem som tilbyr standby mulighet. Det å ha en standby liste kombinert med målrettet markedsføring vil være med til å bidra med å fylle opp rommet.

I siste liten billetter”
Påmelding og registreringer som stenger en uke i forveien er en indikasjon på å vise hvor populært ditt event vil være. Avsett derfor et spesielt område på din nettside og/eller lag en FB-gruppe for billetter som blir tilgjengelig i siste liten. Vær sikker på at alle de som vil ha billett er klar over tilgjengelige billetter.

Kjøpt billett men kan ikke komme
Det kan være en god idè å være en kontaktperson for folk som har kjøpt billett og som ikke fikk muligeten til å delta. Det å overføre billetten til noen andre som vil delta er en vinn-vinn situasjon.

En lav profilert tilnærming, for eksempel en link på din hjemmeside som heter ”Klarer ikke å delta på eventet?”, der du får klare instruksjoner på hvordan du kan selge billetten videre.

Vurder Media Giveaways
Hvis du er sikker på at en stor del av deltakerne ikke kommer til å dukke opp, kan du gi bort billettene til media.
Ved mindre eventer kan du vurdere å gi bort billettene til bloggere og innflytelsesrike personer som trekker mye folk. Når det gjelder større eventer kan du vurdere mediafolk og kjendiser.
Dette er en bra måte å fylle opp rommet, samtidig kan man få ekstra PR, noe som igjen fører til at sponsorer og underholdere blir fornøyde.

Sørg for at deltakerne anbefaler videre
Hvis du er i en situasjon med et knippe billetter som plutselig ble tilgjengelig og du ikke har en standby liste, kan du be deltakerne om å anbefale billettene til sitt nettverk.
Deltakerne som allerede er påmeldt kjenner helt sikker andre likesinnede som er interessert i ditt event. Be dem benytte sitt sosiale nettverk for å fylle opp setene, og man kan i tillegg tilby belønninger eller rabatter hvis det er penger involvert.

Ta betaling senere
Hvis du har gratisbilletter kan du vurdere å ta betaling for deltakere som ikke møter opp.
Under betingelser for reservasjon av billetter, kan du informere om at det kun er gratis for de som møter opp.
Det koster alltid en god del ressurser, tid og energi å arrangere events. Det å ikke møte opp uten å oppdatere din RSVP er respektløst. Derfor er det akseptabelt å ta betalt.
Hovedmålet er å få no showers til å oppdatere sin RSVP, slik at du kan sette av de ledige setene til andre personer.

Lotteri for veldedighet
Hvis du ikke gidder å bruke tid på secondhand salg av billettene og konstant e-mail og sosial media kommunikasjon, kan du gi bort no shows plasser i siste liten mot donasjoner som går til en god sak. På denne måten kan du fylle opp setene og gi noe tilbake. Dette fungerer både for eventer som har høy etterspørsel, for non profit og veldedighetsarrangementer.

Overbooking
Ved gratis events er det vanlig at en viss prosentandel ikke vil komme til å stille. Det kan derfor være lurt å overbooke eventet i forkant og heller ha en plan b hvis lukusproblemet med for mange deltakere skulle oppstå.

Obligatorisk online check-in før eventet
Hva synes du om å få møtedeltakerne til å sjekke inn online 24 timer før eventet? Det fungerer ofte veldig bra.
Denne prosessen gir deg en klar indikasjon på hvem som ikke kommer til å møte opp, samtidig som det hurtiggjør “on site” registrering. Her kan man benytte event aplikasjoner.

Fysisk henting av billetter
Ulempen med at de fleste tjenestene er online i dagens samfunn, er at det gjør oss late. Hvis det er et gratis event, så koster det deg ingenting å trykke på ”Få billett” og senere glemme det.

Hva med å få dine potensielle deltakerne til å tenke gjennom hva de gjør, ved å få dem til å hente billettene fysisk slik som vi gjorde i gamle dager? Da kan man også finne ut hva deres egentlige motivasjon er.
Hvis de ikke henter billetten så kan du med et lett hjerte spare den til noen andre.
Sett en tidsfrist
Hvem sa at billetter ikke kan ha en tidsfrist?
Hvis man vet eksakt antall no shows en stund før eventet starter, kan man fint ha mulighet til å formidle billettene videre.

Man kan sette en bestemt tidsfrist for registrering. Hvis deltakerne ikke sjekker inn tidsnok, så kan billettene føres videre til noen andre.

Overvåk din real time analytics
Hvordan kan du bruker teknologi til å minimalisere no shows?

Dette er relativt lett hvis man konstant kan sjekke responsen på forskjellige billettyper, “on site” registrering og online sjekkinn. Teknologien vil bistå med å forstå om volumet av registrerte folk som møter opp, er tilstrekkelig for å kunne fylle eventet.
Det fins mange kommunikasjonstaktikker som kan benyttes for å respondere til no shows, men de gir ingen mening hvis man ikke konstant overvåker statistikken.

Kontroller utgivelse av billetter
Et av de mest vanlige feilene når det kommer til markedsføring av eventer, er å slippe alt for mange billetter for tidlig.

Det er viktig å tenke gjennom hvordan man på best mulig måte kan skape inntrykket av at ditt event er populært. Ved å kontrollere utslipp av billetter vil kan man holde etterspørselen oppe.

Opprettholde spenningen
Hvis folk får tak i en billett for tidlig, vil spenningen forsvinne noen måneder senere når eventet faktisk blir holdt. Det å opprettholde spenningen er essensielt for å få deltakerne til å føle seg motivert til enhver tid. Skap en relasjon via sosiale nettverk, e-mail og nyhetsbrev. Få de til å føle at det å kjøpe billetten er bare forreten.

De føler også at de kan prate med deg hvis de må oppdatere sin RSVP. Noen personer blir faktisk flaue av å si at de ikke klarer å dukke opp. Ved å holde en konstant relasjon til de påmeldte vil øke konverteringsraten på din RSVP oppdatering.

Konklusjon
Dette temaet er selvsagt veldig komplekst og det finnes utallige scenarioer og sammenheng som må tas i betraktning. Forhåpentligvis så vil denne guiden ha gitt deg litt inspirasjon og noen nye tips og verktøy til hvordan du kan redusere no shows.

OM SKRIBENT

Thomas Øgård har erfaring og utdannelse innen hotellmanagement med fordypning innen prosjektledelse og eventplanlegging. thomas@norgeseventer.no - Telefon: 918 44 880

Hvordan få merverdi av din foredragsholder

Hvordan få merverdi av din foredragsholder
Skal du arrangere et kurs eller en workshop for din virksomhet, hvor du hyrer inn en foredragsholder?

Her skal vi gi deg noen eksempler som sørger for at foredragsholderen blir en viktigere nøkkelperson for markedsføringen av ditt neste event. Med andre ord, her skal du «få både i pose og sekk».

Husk at du har betalt penger, og du ønsker naturligvis ROI
De dyktigste foredragsholderene er ofte oppdatert på blogger og sosiale medier. I tillegg er de ofte flinke til å engasjere, underholde og spre budskapet på en god måte. Dette bør du utnytte fullt ut.

Involver din foredragsholder i større grad
Finn ut av hva din foredragsholder gjør av markedsføring. Husk at denne personen kan både påvirke og skape stor oppmerksomhet rundt din virksomhet.

Sett krav, før under og etter arrangementet
Her er noen eksempler og tidligere erfaringer på hva som kan gjøres.

Før:
Sørg for at din foredragsholder legger ut eventet via sine kanaler. Du kan også be vedkommende om å legge ut en enkel videoinvitasjon. Se eksempel her av foredragsholder Thomas Moen (tidligere merkevaresjef i fanbooster), som i dag er CEO for United Influencers. Etter at videoen ble sendt ut, fikk vi en del nye påmeldinger.

Du kan også på forhånd be vedkommende om å lage noen aktuelle spørsmål som sendes til dine deltakere. Dette skaper engasjement.

Hvordan vet du at man har hyret inn riktig foredragsholder? Her kan du lese hvilken tegn du bør se etter, les her.

Under:
Mens eventet pågår, så be gjerne om for eksempel å legge ut aktuelle statuser, sende tweets, snapchats og lignende til sine følgere.

Etter:
Mange foredragsholdere skriver blogg, så da er det ikke noe i veien for at du kan du be de om å skrive noe om eventet. Dette kan du bruke videre, for å skape mer oppmerksomhet.

Konklusjon
Ved å benytte seg av disse eksemplene, vil du kunne få utbytte av selve foredraget og god markedsføring med på kjøpet. En dyktig foredragsholder vet hvordan de kan gjennomføre dine krav. Dette kan bidra til at du når ut til flere kunder, og du kan få økt markedsføringsverdi.

 

 

OM SKRIBENT

Thomas Øgård har erfaring og utdannelse innen hotellmanagement med fordypning innen prosjektledelse og eventplanlegging. thomas@norgeseventer.no - Telefon: 918 44 880